Do 04.01.18

Swiss Post Solutions: Die Digitalisierung erleichtert Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung


Die Lösungen von Swiss Post Solutions (SPS) für die digitalisierte Dokumentenverarbeitung ermöglichen Unternehmen eine einfache Einhaltung aller erforderlichen Sicherheits- und Datenschutzstandards nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese gilt ab Mai 2018. In einem neuen Whitepaper erklärt SPS als eine führende Anbieterin von Lösungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen und innovativen Dienstleistungen im Dokumenten-management die Hintergründe. Von der DSGVO der Europäischen Union (EU) direkt betroffen sind alle Organisationen, die Daten von Personen mit Wohnsitz in der EU verwalten, sowie Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben und Daten von Personen in der EU verarbeiten.

Swiss Post Solutions ist eine Vorreiterin in der digitalen Dokumentenverarbeitung und unterstützt Kunden bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie. Die Datenschutz-Grundverordnung ist für die meisten Unternehmen eine große Herausforderung, weil sie noch nicht über Richtlinien zur Datenarchivierung verfügen und mit der Rechtslage hinsichtlich der Handhabung von Daten in archivierten Dokumenten nicht vertraut sind. Die digitale Dokumentenverarbeitung mit SPS stellt einerseits sicher, dass die neue Verordnung eingehalten werden kann; gleichzeitig kann sie neue Geschäftsmöglichkeiten erschliessen.

Mit ihrem Serviceangebot im Mailroom, das auf eine Erhöhung der Prozess- und Kosteneffizienz ausgelegt ist, unterstützt SPS Unternehmen im Umgang mit eingehenden Dokumenten, bei der Dokumentenverarbeitung und der Archivierung. Personenbezogene Daten erreichen das Unternehmen auf Papier und in strukturierter oder unstrukturierter Form. Physisch archivierte Dokumente müssen nur zu Beginn und am Ende ihres Lebenszyklus in die Hand genommen werden, während die Dokumentenverarbeitung in den On- und Offsite-Verarbeitungszentren von SPS erfolgt. Relevante Daten werden extrahiert und die Dokumente ordnungsgemäß klassifiziert, indexiert und direkt verarbeitet. Die Einhaltung der DSGVO ist bereits fester Bestandteil der von SPS angebotenen Services im Bereich Digitaler Mailroom und Dokumentenverarbeitung, da alle Dokumente eingescannt und als lesbare PDF-Dateien archiviert werden. Die Dateien sind jederzeit schnell abrufbar und können geändert oder gelöscht werden. Damit werden bereits von Beginn an die Anforderungen der Verordnung, wie beispielsweise das Recht auf Datenlöschung, erfüllt. Folglich können durch die Digitalisierung von bestehenden physischen Archiven Datenbestände bereinigt werden, während die manuellen Arbeiten wie das Heraussuchen, Aufbewahren und Nachverfolgen von physischen Dokumenten entfallen.

„Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein Aufruf an die Organisationen, ihre Digitalisierungsstrategie zu überdenken“, erklärt Jörg Vollmer, CEO von SPS. „Durch die Einführung dieser Verordnung werden viele Unternehmen die Vorteile einer digitalen Dokumentenverarbeitung bezüglich Steigerung der Produktivität, der Kundenzufriedenheit und des Kundenverständnisses erkennen. Darüber hinaus hilft die Digitalisierung, Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen und bietet somit neben vollständiger Transparenz und Kontrolle auch die Möglichkeit, schneller auf Gesetzesänderungen zu reagieren und Risiken zu vermindern.“

Bis zum 25. Mai 2018 müssen alle Unternehmen die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben. Die Anforderungen an die Unternehmen zum Nachweis des Datenschutzes und der Compliance sind äusserst streng. Die Datenschutzgrundsätze gelten für personenbezogene Daten wie demografische Daten, Kontaktdaten, behördliche Identifikationsnummern und digitale Identifizierungsmerkmale. Sie betreffen Organisationen oder Personen, die dafür verantwortlich sind, dass ihre Verarbeitungsaktivitäten den Bestimmungen entsprechen, sowie Anbieter von Outsourcing-Services. Alle Beteiligten müssen für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung sorgen.